非営利団体スタッフのためのNetDrive Mobile — イベント写真と書類管理
非営利団体のスタッフやボランティアは、iPhoneとAndroidのNetDrive Mobileで共有クラウドを開き、書類をプレビューし、現場からイベント写真を適切なフォルダにアップロードできます。
フードバンクのボランティアコーディネーターは、参加申込書をGoogle Drive、理事会の資料を寄付されたOneDrive for Businessテナント、広報ボランティアは助成団体が見られるDropboxに写真を置いています。配布当日、彼女は駐車場でスマホとクリップボードを手に、正しい書類と正しいアップロード先を探さなければなりません。NetDrive Mobileなら、それらすべてのクラウドをiPhoneとAndroidの1つのアプリで開けます。
すべての共有フォルダを、1つのアプリで
スマホからGoogle Drive、Dropbox、OneDriveなどを開き、ファイルをプレビューし、イベントの最中に写真をアップロードできます。
- アプリを切り替えずに団体の複数のクラウドを行き来
- 書類をアプリ内でプレビュー
- リアルタイムの進捗とキャンセルでイベント写真をアップロード
無料の Bdrive アカウントが必要です。
小さな組織にクラウドが1つしかないことはまれです
非営利団体は、家具を集めるようにストレージを集めます。寄付されたテナント、何年も前に誰かが作った無料プラン、助成団体の共有フォルダなどです。スタッフもボランティアも、そのすべてに招待されます。アプリを3つ入れてどのログインがどれ用かを覚える代わりに、各クラウドをNetDrive Mobileに一度接続すれば、ホーム画面でまとめて見られます。サインインには無料のBdriveアカウントが必要です。
チームが使うクラウドを接続する
Add a drive シートを開き、プロバイダーを選んでサインインします。一覧にはGoogle Drive、Dropbox、Dropbox Business、OneDrive、OneDrive for Business、SharePoint、Boxがあり、事務所でファイルサーバーやNASを運用している場合はWebDAV、FTP、SFTPも使えます。
認証情報はスマホのセキュアストレージ、つまりiOSのKeychainとAndroidのKeystoreに保管されます。ボランティアが共有のスマホを使う場合は、シフトの終了時にBdriveアカウントからサインアウトしてください。アカウントで2段階認証を有効にしている場合、承認コードはアプリの通知として届きます。詳細は NetDrive Mobileの2段階ログイン をご覧ください。
現場でファイルを開いて確認する
クラウドを開いてフォルダに入り、ファイルをタップするとアクションシートが表示されます。Preview、Download、Rename、Move、Copy、Get info、Delete です。Previewは文書、画像、動画をアプリ内で表示するので、ボランティアはコピーを配る前に受付用紙が最新版かどうかを確認できます。
小さなチームには2つの習慣が役立ちます。1つ目は、イベントごとに日付入りの名前でフォルダを1つ決めること。2つ目は、同じ書類に2つの版があるとき、Get info で更新日を確認することです。プレビューできるファイルについては NetDrive Mobileのアプリ内プレビュー を参照してください。
写真や署名済み書類をアップロードする
助成団体は活動の成果を示す証拠を求め、それはたいていその場で撮った写真です。保存先のフォルダから、カメラ、フォトライブラリ、ファイルピッカーのいずれかでアップロードします。まとめてキューに入れ、Transfersタブで進捗を確認し、間違えて選んだものはキャンセルできます。
簡単な手順はこうです。電波の良い落ち着いたときにアップロードし、転送が完了したことを確認してから、スマホの写真を削除します。一連の流れは NetDrive Mobileでスマホの写真をアップロードする をお読みください。
できないこと
NetDrive Mobileはファイルマネージャーです。ボランティアのデータベースを運用することも、文書を編集することもなく、接続なしでファイルを開けるとは期待しないでください。コピーと移動は1つのクラウド内でのみ動作するため、DropboxからOneDriveへファイルを移すには、ダウンロードしてからアップロードし直します。Google Photosで扱えるのはアプリ経由でアップロードした項目だけで、既存のライブラリは対象外です。
まとめ
ファイルが寄付されたアカウントに散らばっているとき、常に手元にある端末はスマホです。まず NetDrive Mobile入門 を、複数のログインの管理は NetDrive Mobileの複数クラウドアカウント をご覧ください。事務所でデスクトップも使うなら、NetDriveと非営利団体 がそちらを扱っています。
— Tayson, NetDrive