NetDriveで経理・財務チームが使う SharePoint 共有ブック
経理・財務チームが NetDrive で SharePoint と OneDrive for Business をマウントし、Excel ブックをロックして、レビュー担当者に読み取り専用アクセスを提供する方法を紹介します。
月次決算の4営業日目です。3人の経理担当者が同じ照合用ブックを必要とし、コントローラーはファイルに触れずに最終版だけを読みたく、元のファイルは誰もブラウザーでたどりたくない SharePoint のドキュメントライブラリにあります。NetDrive でこのライブラリをドライブとしてマウントすれば、チームは通常のファイルダイアログから Excel ファイルを開いて保存でき、Office ファイルロックが互いの保存の上書きを防ぎます。
バージョンの混乱なしで決算を締める
NetDrive を使えば Google Drive、OneDrive、S3、SFTP、WebDAV などが Windows と macOS でネイティブドライブとして表示されます — 同期も、まるごとダウンロードも不要です。
- SharePoint と OneDrive for Business をドライブとしてマウント
- 共有ブック向けの Office ファイルロック
- コントローラーやレビュー担当者向けの読み取り専用ドライブ
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共有フォルダーでスプレッドシートが壊れる理由
経理のファイルは大きくないものの、順序に敏感です。他のブックを参照するブックや、複数人で入力する照合テンプレートは、コピーが2つできた時点で信頼できなくなります。メールでバージョンを回すのが典型的な原因で、ロックのない共有フォルダーが二番目に多い原因です。
NetDrive は SharePoint と OneDrive for Business をドライブの種類としてサポートしているため、組織が既に使っているライブラリが Windows エクスプローラーのドライブレター、または Finder のボリュームとして表示されます。Excel、PDF ビューアー、会計ソフトのインポートダイアログは、いずれも通常のパスとして扱います。
共有ブックの Office ファイルロック
同僚がチームドライブ上でブックを既に開いている場合、NetDrive は両者が保存して後で競合に気づくのではなく、あなたのコピーを読み取り専用で開いて警告します。Office ファイルロックは NetDrive 3.8.921 から利用できます。
決算チェックリストでの実用的なルールは次のとおりです。読み取り専用の警告が出たら、そのブックは使用中です。開いている人に確認するか、別のシートで作業して後でマージしてください。警告が出る理由と確認事項は Fix Office Files Opening Read-Only in NetDrive で解説しています。
コントローラーとレビュー担当者向けの読み取り専用ドライブ
レビュー担当者は、変更してしまう可能性なしに最終的な数値を読めるべきです。NetDrive は同じライブラリを読み取り専用ドライブとしてマウントでき、そのマシンからの書き込みはファイルシステム自体が拒否します。
- NetDrive を開き、ドライブマネージャーで + Add Drive をクリックします。
- SharePoint(または OneDrive for Business)を選び、職場のアカウントでサインインします。
- 公開したいドキュメントライブラリを選択します。
- Drive Type を Read-only drive に設定します。
- Mount on を Login に設定すると、毎朝ドライブが利用できます。
- Mount をクリックします。
詳細は Read-Only Drives with NetDrive を、プロバイダー別の手順は Mount SharePoint on Windows with NetDrive を参照してください。
大規模ライブラリと遅い一覧表示
経理のライブラリには何年分ものフォルダーが蓄積されます。大きなフォルダーを開くのが遅いと感じたら、Fix Slow SharePoint Directory Listing in NetDrive を参照してください。同僚がブラウザー経由でアップロードした後に一覧が古く見える場合は、Force Folder Refresh in NetDrive で更新オプションを確認できます。
あらかじめ考慮すべき制限
NetDrive にはオフラインモードがないため、電車の中で必要なファイルは出発前にダウンロードしておく必要があります。クライアント側の暗号化機能もありません。財務記録の保護は組織の SharePoint または OneDrive の構成とアクセスポリシーに依存するため、NetDrive がもう一つの保護層を追加すると想定せず、IT チームと確認してください。
まとめ
経理チームにとっての効果は控えめですが確かなものです。既に使っているライブラリを通常のドライブとして見せ、書く人にはロックを、レビューする人には読み取り専用アクセスを提供します。IT 部門が多数のマシンに展開する場合は、Deploy NetDrive with MSI on Windows から始めてください。
— Robin, NetDrive