法律事務所のNetDrive活用 — SharePoint・Box・Dropboxの案件フォルダ
法律事務所がNetDriveでSharePoint、Box、Dropboxをドライブとしてマウントし、読み取り専用アクセス、チームドライブ、ファイルロックで共有の案件ファイルを扱う方法。
中規模の訴訟事務所は社内の案件ファイルをSharePointに置いていますが、主要な依頼者は自社のBoxアカウントで証拠資料を共有するよう求め、共同代理人は尋問調書をDropboxに送ってきます。期日の準備をするアソシエイトは、3つのブラウザを探し回ったあげく、準書面に添付するためにファイルをデスクトップへドラッグします。NetDriveなら、これらのクラウドがそれぞれ普通のドライブとして現れ、案件フォルダはエクスプローラーやFinderのただのパスになります。
すべての案件フォルダを、ひとつのドライブ一覧に
NetDrive を使えば Google Drive、OneDrive、S3、SFTP、WebDAV などが Windows と macOS でネイティブドライブとして表示されます — 同期も、まるごとダウンロードも不要です。
- SharePoint、Box、Dropboxなどをネイティブドライブとしてマウント
- 案件チームにチームドライブを公開し、終結時にアクセスを取り消し
- 共有文書向けの読み取り専用ドライブとファイルロック
無料トライアル。永久ライセンスとサブスクリプションプランあり。
法務の仕事が複数のクラウドに散らばる理由
法律事務所が、すべての文書の保管場所を決められることはまれです。事務所自身の文書保管庫がひとつあっても、依頼者や共同代理人はそれぞれ別のものを持ち込みます。プロバイダが増えるたびに、ログイン、同期クライアント、古いコピーが潜む場所がひとつずつ増えます。
NetDriveはそれらを移動も統合もしません。既存のクラウドをWindowsエクスプローラーやmacOS Finderのドライブとしてマウントするので、ワープロやPDFツール、レビューソフトはいつも通りパスでファイルを開けます。対応プロバイダには、SharePoint、OneDrive for Business、Box、Dropbox、Dropbox Business、Google Drive、Amazon S3のほか、WebDAV、FTP、SFTPがあります。
各自が変更できる範囲を絞る
バインダー用に証拠資料を取り出すパラリーガルに、原本を削除する権限は必要ありません。接続のドライブタイプを Read-only drive に設定すると、そのコンピューター上のどのアプリケーションも、この接続を通じてファイルの保存、名前変更、削除ができなくなります。終結した案件や依頼者の証拠フォルダの初期設定として適しています。設定は読み取り専用ドライブのガイドで確認できます。
進行中の案件では、チームライセンスにより、管理者がチーム管理コンソールから特定のメンバーにドライブを公開し、案件が終わったらアクセスを外せます。セットアップはチームドライブのガイドを参照してください。
実用的なやり方のひとつは、案件ごとにチームドライブを作り、担当の弁護士とスタッフにだけ公開することです。
同じ草稿を2人が触らないようにする
2人の弁護士が同じ日の午後に同じ契約書を修正すると、版が失われます。チームドライブのファイルロックはすべてのファイル形式に適用され、Microsoft Officeファイルも対象です。他の人がファイルをロックしていると、その人の変更を上書きする前に表示で気付けます。各自に何が見えるかはOfficeファイルロックのガイドで確認できます。
案件ドライブを設定する
- Drive Managerで NetDriveを開き、Add Drive をクリックします。
- 案件が保管されている プロバイダを選び（例：SharePointやBox）、サインインします。
- ドライブタイプを選びます。 編集する人には Network drive、参照用や終結した案件には Read-only drive を使います。
- ログイン時または起動時にドライブが現れるよう、自動マウントを設定します。 起動時の自動マウントを参照してください。
- チームの場合は、チームコンソールからメンバーにドライブを公開し、ライセンスを割り当てます。
NetDriveにできないこと
機密性の高い資料をどんなツールに通す前にも、限界を冷静に確認してください。NetDriveにはオフラインモードもクライアント側暗号化もありません。ファイルは開くときにプロバイダからストリーミングされ、保護はプロバイダ自身のアクセス制御、保持、監査機能によって行われます。文書管理システムや利益相反チェックの代わりにはならず、バックアップでもありません。どのプロバイダが依頼者データに承認されているかは、事務所のITおよびコンプライアンス方針で確認してください。
NetDriveはWindowsとmacOSで利用でき（Linuxのサポートは実験的です）、すべてのプランが7日間の無料トライアルから始まるので、まずは1つの案件チームで運用を試せます。
まとめ
ファイルが複数のクラウドに分かれざるを得ない事務所にとって、ドライブとしてマウントすれば、何も移行せずに多くの手間が省けます。次のステップとして、NetDriveでWindowsにSharePointをマウントする、依頼者の証拠資料がBox経由で届く場合はWindowsにBoxをマウントするをおすすめします。
— Steve, NetDrive