NetDriveでマーケティング代理店 — 重複フォルダーなしのクライアント素材共有

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Casey
CaseyProduct Manager
マーケティング代理店が NetDrive で Dropbox Business とチームドライブをマウントし、デザイナーとアカウントマネージャーが1つの素材ライブラリで作業する方法を紹介します。

12人の代理店が15社のクライアントアカウントを同時に運用しています。クライアントごとにブランドフォルダー、キャンペーンフォルダー、書き出した PSD・PDF・動画カットの山があり、同じファイルがデザイナーのノートPC、メールの添付、共有ドライブの「final_v3_REAL」の3か所に存在することも珍しくありません。代理店の Dropbox Business アカウントを NetDrive でドライブとしてマウントすれば、全員が1つのパスで作業でき、チーム機能が「誰が何を上書きしたのか」という会話を減らします。

NetDrive drive manager showing Google Drive, S3 and pCloud mounted as drive lettersMounted clouds appearing as native drives in Windows File Explorer

代理店全体で使える1つの素材ライブラリ

NetDrive を使えば Google Drive、OneDrive、S3、SFTP、WebDAV などが Windows と macOS でネイティブドライブとして表示されます — 同期も、まるごとダウンロードも不要です。

  • 1つの管理コンソールから公開するチームドライブ
  • Office だけでなくすべてのファイル形式に対応するファイルロック
  • クライアント確認用フォルダー向けの読み取り専用ドライブ
WindowsmacOS
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無料トライアル。永久ライセンスとサブスクリプションプランあり。

代理店が共有フォルダーの限界を超える理由

代理店の仕事は波があり、共同作業が中心です。1つのキャンペーンで、コピーライターが Word のブリーフを編集し、デザイナーがレイアウトにアートワークを差し替え、アカウントマネージャーがクライアントに送る最新の書き出しを取得する、といったことが1時間以内に起こります。各自が個人のコピーを持てばバージョンは分岐し、何の保護もなく同じクラウドフォルダーで作業すれば、いずれ2人が互いの保存を上書きします。

NetDrive はこの両方に対応します。Dropbox Business(または他のサポート対象クラウド)をマウントすると、共有ライブラリが Windows エクスプローラーや macOS の Finder に通常のドライブとして表示されるため、新しいアプリを覚える必要はありません。その上にチーム機能が調整の層を加えます。

チームライセンスが有効な状態でマウント済みのクラウドドライブを一覧表示する NetDrive のドライブマネージャー

デザイナーとアカウントマネージャーにチームドライブを公開する

NetDrive のチームライセンスがあれば、管理者は各自のマシンで認証情報を入力してもらう代わりに、メンバーへチームドライブを公開できます。新入社員は追加された日からクライアント素材ライブラリを利用でき、代理店を離れる人は、保存されたパスワードを追いかける代わりにチームコンソールから削除するだけです。

メンバー、ライセンス、公開済みドライブを表示する NetDrive のチーム管理コンソール

公開と共有の手順の全体は NetDrive Team Drive — Share Cloud Drives Across Your Entire Team を参照してください。

二重に編集してはいけないファイルをロックする

レイヤーを持つデザインファイルはマージできません。2人のデザイナーが同じ PSD を開いて両方が保存すると、片方の変更は失われます。NetDrive のファイルロックは、チームドライブ上のすべてのファイル形式で動作します(Microsoft Office ファイルは 3.8.921 から、すべてのファイル形式は 3.9.1190 から)。1人がファイルを開くと、他の人にはその人がロックしたファイルとして表示され、読み取り専用で開くことができます。

別のチームメンバーがロックしたファイルを示す NetDrive のロックオーバーレイアイコン

チームに定着させたい習慣は次のとおりです。アイコンで他の誰かがファイルを使用中と分かったら、その人に確認するか、コピーで作業します。詳細は Stop Overwriting Each Other — Office File Locking in NetDrive にあります。

クライアントアカウント向けの実践的なセットアップ

  1. NetDrive を開き、ドライブマネージャーで + Add Drive をクリックします。
  2. Dropbox Business を選び、代理店のアカウントでサインインします。
  3. 使いたいドライブレター(Windows)またはマウント名(macOS)を選びます。たとえば「agency」に A: を割り当てます。
  4. 個人のノートPCか共有の編集ワークステーションかに応じて、Mount on を Login または Boot に設定します。
  5. Mount をクリックし、クライアントのフォルダーがエクスプローラーまたは Finder に表示されることを確認します。
  6. クライアント確認用フォルダーには、Drive Type を Read-only drive にした2つ目のドライブを追加します。会議室の PC でのステークホルダー向けウォークスルーでもファイルが変更されません。

プロバイダー別の詳しい手順は Mount Dropbox Business on Windows with NetDrive と Mount Dropbox Business on macOS with NetDrive にあります。

この場面で NetDrive ができないこと

先に述べておくべき制限が2つあります。NetDrive にはオフラインモードがないため、機内にいるデザイナーはクラウド上にしかないファイルを編集し続けられません。クライアント側の暗号化も提供しないため、機密性の高いクライアント素材は選んだクラウドプロバイダーのセキュリティモデルに従います。また、共有リンクを作成できるのはファイルブラウザーからのみで、マウントしたドライブ自体からはできません。仕組みは NetDrive File Browser を参照してください。

まとめ

代理店にとっての価値は、個々の機能よりもコピーをなくすことにあります。マウントされた1つのライブラリ、新メンバーが引き継げるチームドライブ、気づかぬ上書きを防ぐファイルロックです。チームがクリエイティブ中心なら、Creative Team Collaboration with NetDrive が同じツールをスタジオの視点から解説しています。

— Casey, NetDrive

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