イベントプランナーのための NetDrive Mobile — 進行表をポケットに
イベントプランナーは iPhone と Android の NetDrive Mobile で、複数のクラウドにある契約書や会場図面、進行表を開いてプレビューし、現場で写真をアップロードします。
開場の 2 時間前、ケータリング担当は最終の人数表を、音響・映像担当はステージ図面を求めてきます。人数表はクライアントの Google Drive に、ステージ図面はチームの Dropbox に、会場から届いた PDF は SharePoint サイトにあります。NetDrive Mobile なら 3 つを 1 つのアプリで開けるので、宴会場を離れずにそれぞれのファイルを見つけられます。
イベントのファイルをすべて 1 つのアプリで
iPhone と Android で Google Drive、Dropbox、OneDrive、SharePoint を開き、現場でプレビュー、ダウンロード、アップロードができます。
- クライアント、会場、業者を 1 つのホーム画面に
- 共有前に PDF や画像をプレビュー
- 現場写真を進捗表示とキャンセル付きでアップロード
無料の Bdrive アカウントが必要です。
クライアント、会場、業者を 1 つのホーム画面に
イベントでは、さまざまな組織からファイルが集まります。NetDrive Mobile は接続した各アカウントをホーム画面に個別のドライブとして並べるため、クライアントのフォルダから会場のフォルダへはワンタップで移動できます。同じプロバイダーのアカウントを複数追加することもでき、2 社のクライアントがそれぞれ Google Drive を共有している場合に便利です。
アカウントを接続するには、Add a drive シートを開いてプロバイダーを選びます。対応するプロバイダーは Google Drive、Dropbox、OneDrive、OneDrive for Business、SharePoint、Box、Amazon S3 のほか、WebDAV、FTP、SFTP サーバーです。NetDrive Mobile の利用には無料の Bdrive アカウントが必要で、Apple または Google でサインインできます。
急いでいるときでも正しいファイルを開く
イベントのファイルは名前がほとんど同じになりがちです。「RunOfShow_v7」「RunOfShow_v8_FINAL」のようにです。ドライブを開いてイベントのフォルダに移動し、日付で並べ替えれば、最新のファイルが先頭に来ます。ファイルをタップするとドキュメント、画像、動画をアプリ内でプレビューできるので、業者に送る前にバージョンを確認しましょう。
ファイルのアクションには Preview、Download、Rename、Move、Copy、Get info、Delete があります。Copy と Move は 1 つのクラウド内で動作するため、ファイルは本来のドライブに残ります。
現場で撮影し、すぐにアップロード
下見では、壊れた椅子、最終的なテーブル配置、搬入口など、記録しておきたいものが出てきます。イベントのフォルダを開き、カメラ、写真ライブラリ、ファイルピッカーからファイルを追加します。複数のアップロードを同時に実行でき、それぞれに進捗表示とキャンセルがあります。
大きな整理作業では、複数選択で多くのファイルをまとめて操作できます。手順は Bulk File Actions in NetDrive Mobile で紹介しています。
イベント当日のかんたんな流れ
- NetDrive Mobile を開き、前日のうちにクライアントと会場の各ドライブが読み込めるか確認します。
- 進行表、フロア図面、業者の連絡先など欠かせないものをダウンロードしておきます。会場の地下は電波が安定しないことが多いためです。
- アップロード前にファイルブラウザ上部のドライブ名を確認し、写真が正しいフォルダに入るようにします。
- 現場写真や署名済みの書類を、当日の進行に合わせてアップロードします。
知っておきたいこと
NetDrive Mobile は閲覧、プレビュー、アップロード、ダウンロードに対応しています。ファイルをクラウドから別のクラウドへ直接移動することはできません。業者のファイルをクライアントのフォルダに入れるには、ダウンロードしてからそこへアップロードします。サインインできる端末を制限しているクライアントもあるため、事前にポリシーを確認してください。オフィスでノート PC を使う場合は、Marketing Agencies with NetDrive がデスクトップ側を解説しています。
まとめ
イベントの仕事はデスクの外で進み、必要なファイルは今いる場所にないことがほとんどです。初回セットアップは NetDrive Mobile — Getting Started から始め、ログインの整理については Multiple Cloud Accounts in NetDrive Mobile をご覧ください。
— Tayson, NetDrive