NetDriveで支える非営利団体のチーム — スタッフとボランティアが使える共有クラウドストレージ

ある地域のフードバンクでは、寄付者のスプレッドシートはGoogle Drive、助成金の申請書は寄贈されたOneDriveテナント、ボランティアのシフト表は何年も前に誰かが作ったDropboxに置かれています。開発担当ディレクターは1つのファイルを探すのにブラウザーのタブを3つ開き、シフト表だけが必要な週末ボランティアは、すべてに対する編集権限を持ってしまいます。これらのクラウドを通常のドライブとしてマウントし、それぞれに適切なアクセス権を設定するだけで、この混乱の多くは解消します。

引き継いだすべてのクラウドを一つのドライブ一覧に

NetDrive を使えば Google Drive、OneDrive、S3、SFTP、WebDAV などが Windows と macOS でネイティブドライブとして表示されます — 同期も、まるごとダウンロードも不要です。

• Google Drive、OneDrive、Dropbox、Boxなどをドライブとしてマウント
• スタッフとチームドライブを共有し、文書にはファイルロックを適用
• 見るだけでよいボランティア向けの読み取り専用ドライブ

WindowsmacOS

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無料トライアル。永久ライセンスとサブスクリプションプランあり。

非営利団体のストレージの実情

小さな組織が、1つのストレージプラットフォームを意図して選ぶことはまれです。理事の1人がDropboxのプランを寄贈し、ソフトウェア支援プログラムでOneDrive for Businessのテナントが届き、創設者のGoogle Driveが事実上のアーカイブになります。スタッフは入れ替わり、ボランティアは出入りし、何年分ものファイルを移行したい人はいません。

NetDriveは何も移行しません。既存の各クラウドをWindowsエクスプローラーやmacOS Finderのネイティブドライブとしてマウントするので、ファイルがどこにあっても、スタッフは同じフォルダーで同じプログラムを使って作業できます。対応プロバイダーには、Google Drive、OneDrive、OneDrive for Business、Dropbox、Dropbox Business、Box、SharePoint、Amazon S3のほか、WebDAV、FTP、SFTPがあります。

鍵を渡さずにボランティアにアクセスを与える

非営利団体のファイル管理で最も危ないのは、短期ボランティアへの引き継ぎの場面です。必要なのはイベントのチェックリストであって、寄付者データベースではありません。

NetDriveの2つの機能が役立ちます。

• **読み取り専用ドライブ。**接続のDrive TypeをRead-only driveに設定すると、そのマシン上のすべてのアプリケーションが、このドライブ経由でファイルを保存、名前変更、削除できなくなります。ボランティア用のノートPCで、破損の心配なくプログラムのハンドブックを表示できます。読み取り専用ドライブモードのガイドをご覧ください。
• **チームドライブ。**NetDriveのチームライセンスがあれば、管理者はチーム管理コンソールからメンバーにドライブを公開でき、誰かが退任したらアクセスを取り消せます。設定はチームドライブのガイドで解説しています。

現実的な分け方は、募金、プログラム、運営といったプログラム領域ごとにチームドライブを1つ用意し、機密性の高い寄付者ドライブは本当に必要な2人だけに公開することです。

助成金の下書きを2人が上書きしないようにする

助成金の申請時期には、1週間のうちに3人が1つの説明文を編集します。NetDriveのファイルロックはチームドライブ上のすべてのファイル形式で機能し、Microsoft Officeファイルにも対応しているため、他の人が編集中のファイルを2人目が開くと、競合ではなく読み取り専用のコピーが開きます。各ユーザーに何が表示されるかはOfficeファイルロックのガイドで説明しています。

ステップバイステップ:共有プログラムドライブを設定する

1. Drive ManagerでNetDriveを開き、Add Driveをクリックします。
2. プログラムのファイルがあるプロバイダーを選び(たとえばGoogle DriveやOneDrive for Business)、サインインします。
3. **Drive Typeを設定します。**編集するスタッフにはNetwork driveのままにし、参考資料にはRead-only driveを使います。
4. **マウントのタイミングを選びます。**自動マウントのオプションを使えば、ログイン時や起動時にドライブが現れ、毎朝共有フォルダーがそこにあります。起動時の自動マウントをご覧ください。
5. **チームで使う場合は、**チームコンソールからドライブをメンバーに公開し、必要なスタッフにライセンスを割り当てます。

留意しておくこと

NetDriveにはオフラインモードもクライアント側の暗号化もありません。ファイルは開くときにクラウドからストリーミングされ、保護はクラウドプロバイダー自身の制御に頼ります。バックアップや暗号化の層ではなく、すでに料金を払っているストレージにアクセスする手段と考えてください。プランには7日間の無料トライアルがあるので、小さなチームでも決める前にワークフローを試せます。現在のオプションはストアページで確認してください。

まとめ

寄贈されたアカウントと非常勤の人手で回っている団体にとっての利点は、一貫性です。見る場所は1つで、各人に適切なレベルのアクセス権があります。チームがMicrosoft中心なら、次はNetDriveでWindowsにSharePointをマウントするがおすすめです。

— Jay, NetDrive