用 NetDrive 支援遠端工作團隊:每個居家辦公室共用一個磁碟機

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Casey
CaseyProduct Manager
遠端與混合辦公團隊在 Windows 和 macOS 上用 NetDrive 將共用雲端儲存掛載為磁碟機、發布團隊磁碟機、鎖定檔案,並限制家用網路的頻寬。

一個六人產品團隊分佈在五個城市。設計師把素材放在 Google Drive,財務用 OneDrive for Business,工程師把建置產物放進 Amazon S3。每週都有人問:「哪個資料夾才是最新的?」NetDrive 讓每個人在檔案總管或 Finder 看到相同的磁碟機,資料夾結構本身就是唯一的答案。

NetDrive drive manager showing Google Drive, S3 and pCloud mounted as drive lettersMounted clouds appearing as native drives in Windows File Explorer

為分散式團隊準備的統一磁碟機清單

NetDrive 讓 Google Drive、OneDrive、S3、SFTP、WebDAV 等在 Windows 與 macOS 上顯示為原生磁碟機 — 不需同步,也不需完整下載。

  • 在 Windows 和 macOS 上將共用雲端儲存掛載為磁碟機
  • 從單一主控台向成員發布團隊磁碟機
  • 鎖定檔案,避免兩個人同時編輯同一份文件
WindowsmacOS
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遠端團隊為何容易陷入版本混亂

在辦公室裡,「可以幫我打開預算檔嗎?」走過去就解決了。遠端工作時,大家為求保險會下載一份副本並編輯它。兩週後出現三份副本,沒有一份是正本。

NetDrive 將團隊已在付費使用的供應商(Google Drive、OneDrive for Business、Dropbox Business、SharePoint、Amazon S3 等)掛載為一般磁碟機。大家在慣用的應用程式中開啟相同的資料夾,而不是各自保留私人副本。有一項限制需要事先規劃:NetDrive 沒有離線模式,因此掛載的磁碟機需要網路連線。這對在火車上或咖啡廳工作的人很重要。

顯示多個雲端磁碟機已掛載為本機磁碟機的 NetDrive 磁碟機管理員

不必共用密碼就能發布團隊磁碟機

使用 NetDrive 團隊授權,管理員可從團隊管理主控台向團隊成員發布磁碟機。新進員工第一天就能在磁碟機清單中看到專案磁碟機,有人離職時,管理員釋出其授權即可。沒有人需要用電子郵件傳送憑證。

用於指派磁碟機與成員的 NetDrive 團隊管理主控台

適合分散式團隊的結構如下:

  • Projects:用於進行中的工作,每個專案一個資料夾,團隊可寫入。
  • Reference:用於合約、品牌素材與政策,以唯讀磁碟機發布,避免有人誤改原始文件。
  • Handoffs:用於交付給客戶或其他部門的成果。

設定細節請參閱 Team Drives and Shared Drives with NetDrive,參考資料情境請參閱 Read-Only Drive in NetDrive。

用檔案鎖定杜絕編輯衝突

時區差異只會讓衝突更容易發生。首爾有人剛打開價格表,柏林的同事正好開始早晨的工作。NetDrive 的檔案鎖定適用於團隊磁碟機中的任何檔案類型,也涵蓋 Microsoft Office 檔案:如果別人正在使用該檔案,你會看到清楚的唯讀警告,而不是被默默覆寫。

顯示被另一位團隊成員鎖定的檔案的 NetDrive

約定一個習慣:開始長時間編輯時鎖定檔案,完成後釋出。詳情見 Office File Locking with NetDrive。

家用網路不是辦公室光纖

遠端員工的頻寬還要分給視訊會議和串流媒體。兩項設定會有幫助。第一,設定自訂頻寬限制,避免大檔案上傳拖垮會議,請參閱 Bandwidth Limit in NetDrive。第二,使用背景上傳模式,儲存大檔案時不會讓寫入它的應用程式卡住。

讓每個人完成設定

  1. 在每台 Windows 或 macOS 電腦上安裝 NetDrive。目前版本要求 macOS 14(Sonoma)或更新版本。
  2. 使用管理員提供的團隊帳號登入。
  3. 開啟磁碟機清單,確認已發布的團隊磁碟機出現。
  4. 選擇自動掛載選項(開機時、登入時或停用),讓磁碟機在工作日開始時就緒。請參閱 Auto-Mount on Boot。
  5. 若某人的家用網路較慢,設定頻寬限制。
  6. 向共用磁碟機測試儲存,確認同事看得到該檔案。

總結

遠端工作不需要新的儲存平台,只需要一個大家認可的檔案存放處和幾道防護措施。NetDrive 保留你現有的雲端帳號並將其呈現為磁碟機,再疊加團隊發布與檔案鎖定功能。如果你的團隊使用 S3,也請閱讀 Large File Uploads to Amazon S3。

— Casey, NetDrive