NetDrive 協助財務與會計團隊 — SharePoint 上的共用活頁簿

月結的第四個工作天。三位會計需要同一份對帳活頁簿，財務主管想在不更動檔案的情況下閱讀最終版本，而來源檔案都放在一個沒人想在瀏覽器裡翻找的 SharePoint 文件庫中。用 NetDrive 把這個文件庫掛載為磁碟機後，團隊可以透過一般的檔案對話方塊開啟和儲存 Excel 檔案，Office 檔案鎖定則能避免兩個人互相覆蓋儲存。

結帳不再被版本混亂困擾

NetDrive 讓 Google Drive、OneDrive、S3、SFTP、WebDAV 等在 Windows 與 macOS 上顯示為原生磁碟機 — 不需同步，也不需完整下載。

• 將 SharePoint 和 OneDrive for Business 掛載為磁碟機
• 為共用活頁簿提供 Office 檔案鎖定
• 為財務主管和審閱人提供唯讀磁碟機

WindowsmacOS

下載 NetDrive →

免費試用。提供終身與訂閱方案。

為什麼共用資料夾裡的試算表容易出問題

財務檔案很少很大，但對順序很敏感。參照其他活頁簿的活頁簿，或由多人填寫的對帳範本，一旦出現兩份副本就變得不可靠。透過電子郵件來回傳送版本是常見原因，沒有鎖定的共用資料夾則是第二常見的原因。

NetDrive 支援將 SharePoint 和 OneDrive for Business 作為磁碟機類型，因此貴組織已在使用的文件庫會顯示為 Windows 檔案總管中的一個磁碟機代號，或 Finder 中的一個磁碟區。Excel、PDF 檢視器以及會計軟體的匯入對話方塊看到的都是一般路徑。

共用活頁簿的 Office 檔案鎖定

當同事已在團隊磁碟機上開啟某個活頁簿時，NetDrive 會以唯讀方式開啟你的副本並顯示警告，而不是讓雙方都儲存後才發現衝突。Office 檔案鎖定自 NetDrive 3.8.921 起提供。

結帳清單上的實用規則：如果出現唯讀警告，表示該活頁簿正在使用中。請詢問開啟它的人，或在獨立的工作表中操作，之後再合併。Fix Office Files Opening Read-Only in NetDrive 說明了警告出現的原因以及需要檢查的項目。

為財務主管和審閱人提供唯讀磁碟機

審閱人應該能夠讀取最終數字，而完全沒有更動的可能。NetDrive 可以將同一個文件庫掛載為唯讀磁碟機，由檔案系統本身拒絕來自該電腦的寫入。

1. 開啟 NetDrive，在磁碟機管理員中按一下 + Add Drive。
2. 選擇 SharePoint（或 OneDrive for Business），並使用工作帳戶登入。
3. 選取要公開的文件庫。
4. 將 Drive Type 設為 Read-only drive。
5. 將 Mount on 設為 Login，這樣每天早上磁碟機都已就緒。
6. 按一下 Mount。

更多細節請見 Read-Only Drives with NetDrive，供應商的具體步驟請見 Mount SharePoint on Windows with NetDrive。

大型文件庫與緩慢的清單載入

財務文件庫會累積多年的資料夾。如果開啟大型資料夾感覺很慢，請參閱 Fix Slow SharePoint Directory Listing in NetDrive。如果同事透過瀏覽器上傳後清單看起來沒有更新，Force Folder Refresh in NetDrive 說明了重新整理選項。

需要事先考量的限制

NetDrive 沒有離線模式，因此在火車上需要用到的檔案必須在出發前下載。它也沒有用戶端加密功能；財務記錄的保護取決於貴組織的 SharePoint 或 OneDrive 設定和存取原則。請與 IT 團隊確認這些設定，不要以為 NetDrive 會額外增加一層保護。

總結

對財務團隊來說，好處不大但很實在：把已在使用的文件庫呈現為一般磁碟機，為撰寫者提供鎖定，為審閱者提供唯讀存取。如果 IT 部門要向許多台電腦推行，請從 Deploy NetDrive with MSI on Windows 開始。

— Robin, NetDrive