HR 與招募團隊使用 NetDrive — 一個共用磁碟機管理應徵者檔案

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Casey
CaseyProduct Manager
HR 與招募團隊在 Windows 和 macOS 上使用 NetDrive，將雲端儲存掛載為磁碟機、發佈團隊磁碟機、鎖定文件，並把紀錄保存在唯讀封存中。

一個四人招募團隊同時在補九個職缺。履歷透過電子郵件寄來，面試筆記放在某人的個人資料夾裡，錄取通知書範本還有三個略有差異的版本。當用人主管詢問「最新的面試小組回饋」時，沒有人能確定是哪一份。NetDrive 把團隊的雲端儲存以一個一般磁碟機的形式放到每台 Windows 或 macOS 電腦上：一棵資料夾樹，一個尋找的地方。

NetDrive drive manager showing Google Drive, S3 and pCloud mounted as drive lettersMounted clouds appearing as native drives in Windows File Explorer

每個開缺職位共用一棵資料夾樹

NetDrive 讓 Google Drive、OneDrive、S3、SFTP、WebDAV 等在 Windows 與 macOS 上顯示為原生磁碟機 — 不需同步，也不需完整下載。

  • 在 Windows 和 macOS 上將團隊雲端儲存掛載為磁碟機
  • 向招募人員發佈團隊磁碟機，無需共用憑證
  • 鎖定文件，避免兩個人同時編輯同一份錄取通知書
WindowsmacOS
下載 NetDrive →

免費試用。提供終身與訂閱方案。

應徵者檔案為什麼會四散

招募像是一場接力賽。人才開發人員找到履歷，招募專員篩選，面試官補上筆記，HR 夥伴準備錄取通知。每次交接，檔案都可能被下載、重新命名，再上傳到別的地方。一個月後，同一位應徵者的檔案散落在收件匣、下載資料夾和兩個雲端帳號裡。

NetDrive 會把貴公司已在付費使用的服務供應商（Google Drive、OneDrive for Business、SharePoint、Dropbox Business、Box 等）掛載為檔案總管或 Finder 中的磁碟機。大家在同一批資料夾裡工作，而不是各自保留副本。誰能看到什麼，仍由供應商自身的存取控制決定，請先設定好。NetDrive 不提供離線模式，因此磁碟機需要連線；對於要去參加徵才活動的招募人員，請留意這一點。

NetDrive 磁碟機管理員，顯示已掛載為本機磁碟機的雲端磁碟機

撐得過忙碌季度的資料夾結構

結構比工具更重要。以下配置可以從五個職缺擴展到五十個：

  • Open Roles：每個招募需求一個資料夾，內含 Job Description、Candidates、Interview Kits 和 Offers。
  • Templates：錄取通知書、評分表和婉拒信範本，僅由一兩位負責人編輯。
  • Onboarding：每位新進員工一個資料夾，存放已簽署的表單和設備申請。
  • Closed Requisitions：已結束招募的封存。

在每個 Candidates 資料夾內，請使用可預期的檔名，例如 Lastname_Firstname_Resume.pdf 和 Lastname_Firstname_Scorecard-R2.docx。在掛載的磁碟機上，Windows 搜尋或 Finder 可以像尋找本機檔案一樣找到它們。

用團隊磁碟機取代共用密碼

使用 NetDrive 團隊授權，管理員可以在團隊管理主控台向團隊成員發佈磁碟機，並在人員加入或離開時指派或釋放成員授權。三月合約結束的外包招募人員，在授權被釋放後即失去存取權，而不是繼續持有一組你忘了更換的密碼。

用於指派磁碟機與成員的 NetDrive 團隊管理主控台

完整教學請見 NetDrive Team Drive and Shared Drives Guide。

鎖定錄取通知書，封存其餘檔案

面試筆記是多人撰寫的文件，錄取通知書則相反：應該只有一個人執筆。NetDrive 的檔案鎖定適用於所有檔案類型；對於 Microsoft Office 檔案，第二個開啟已被使用中檔案的人會得到唯讀版本。這能保護已定稿的版本不被好意的修改破壞。

NetDrive 中的已鎖定檔案清單，顯示各檔案由誰持有

對於已結束的招募，把封存加入為唯讀磁碟機，這樣就沒人會誤改已關閉的招募需求。設定方式見 Read-Only Drive in NetDrive，Office 行為的詳細說明見 Office File Locking in NetDrive。

為團隊完成設定

  1. 在每台 Windows 或 macOS 電腦上安裝 NetDrive。目前的 macOS 版本需要 macOS 14（Sonoma）或更新版本。
  2. 開啟 NetDrive，新增公司使用的雲端儲存帳號。
  3. 透過團隊管理主控台，向需要的招募人員和 HR 夥伴將其發佈為團隊磁碟機。
  4. 一次建好資料夾範本，並為每個新招募需求複製一份。
  5. 為只需查閱的用人主管把封存加入為唯讀磁碟機。
  6. 開啟自動掛載，讓磁碟機在筆電啟動時就緒；請參閱 Auto-Mount on Boot in NetDrive。

如果同事上傳評分表後資料夾顯示的仍是舊內容，請使用 Force Folder Refresh in NetDrive 中的重新整理選項。

需要了解的限制

NetDrive 不提供用戶端加密，因此敏感的人事紀錄取決於供應商的安全設定和公司的資料政策。此外，它是掛載工具，而不是同步或雲端對雲端傳輸工具。請不要把它當作合規產品；保存期限和隱私要求請與法務團隊確認。

總結

一個掛載的磁碟機、一個團隊主控台和檔案鎖定，就能消除招募流程中大多數「哪個版本是最新的」問題。先從資料夾範本和鎖定習慣做起，團隊成長後再到供應商處收緊存取權限。

— Casey, NetDrive

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