NetDrive für Finanz- und Buchhaltungsteams — Geteilte Arbeitsmappen
Wie Finanzteams mit NetDrive SharePoint und OneDrive for Business einbinden (Mount), Excel-Arbeitsmappen sperren und Prüfern schreibgeschützten Zugriff geben.
Es ist der vierte Arbeitstag des Monatsabschlusses. Drei Buchhalter brauchen dieselbe Abstimmungsmappe, die Controllerin will die Endfassung lesen, ohne sie anzufassen, und die Quelldateien liegen in einer SharePoint-Dokumentbibliothek, die niemand gern im Browser durchklickt. Wenn Sie diese Bibliothek mit NetDrive als Laufwerk einbinden (Mount), öffnet und speichert das Team Excel-Dateien über den normalen Dateidialog, und die Office-Dateisperre verhindert, dass zwei Personen einander überschreiben.
Monatsabschluss ohne Versionschaos
Mit NetDrive erscheinen Google Drive, OneDrive, S3, SFTP, WebDAV und mehr als native Laufwerke unter Windows und macOS — ohne Synchronisation, ohne vollständige Downloads.
- SharePoint und OneDrive for Business als Laufwerke einbinden
- Office-Dateisperre für gemeinsame Arbeitsmappen
- Schreibgeschützte Laufwerke für Controller und Prüfer
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Warum Tabellen in gemeinsamen Ordnern kaputtgehen
Finanzdateien sind selten groß, aber reihenfolgeempfindlich. Eine Arbeitsmappe, die auf andere Mappen verweist, oder eine Abstimmungsvorlage, die mehrere Personen ausfüllen, wird unzuverlässig, sobald zwei Kopien existieren. Der Versand von Versionen per E-Mail ist die übliche Ursache; gemeinsame Ordner ohne Sperre sind die zweithäufigste.
NetDrive unterstützt SharePoint und OneDrive for Business als Laufwerkstypen, sodass die Bibliothek, die Ihre Organisation ohnehin nutzt, als Laufwerksbuchstabe im Windows-Explorer oder als Volume im Finder erscheint. Excel, PDF-Viewer und der Importdialog der Buchhaltungssoftware sehen einen gewöhnlichen Pfad.
Office-Dateisperre für geteilte Arbeitsmappen
Hat ein Kollege eine Arbeitsmappe auf einem Team-Laufwerk bereits geöffnet, öffnet NetDrive Ihre Kopie schreibgeschützt und warnt Sie, statt beide speichern zu lassen und den Konflikt erst später zu entdecken. Die Office-Dateisperre gibt es in NetDrive seit 3.8.921.
Die praktische Regel für die Abschluss-Checkliste: Erscheint die Schreibschutz-Warnung, ist die Arbeitsmappe in Benutzung. Fragen Sie die Person, die sie geöffnet hat, oder arbeiten Sie in einem separaten Blatt und führen Sie später zusammen. Fix Office Files Opening Read-Only in NetDrive erklärt, warum die Warnung erscheint und was zu prüfen ist.
Ein schreibgeschütztes Laufwerk für Controller und Prüfer
Prüfer sollten die finalen Zahlen lesen können, ohne sie verändern zu können. NetDrive kann dieselbe Bibliothek als schreibgeschütztes Laufwerk einbinden, sodass das Dateisystem selbst Schreibzugriffe von diesem Rechner ablehnt.
- Öffnen Sie NetDrive und klicken Sie im Drive Manager auf + Add Drive.
- Wählen Sie SharePoint (oder OneDrive for Business) und melden Sie sich mit Ihrem Arbeitskonto an.
- Wählen Sie die Dokumentbibliothek aus, die Sie bereitstellen möchten.
- Setzen Sie Drive Type auf Read-only drive.
- Setzen Sie Mount on auf Login, damit das Laufwerk jeden Morgen bereitsteht.
- Klicken Sie auf Mount.
Mehr dazu in Read-Only Drives with NetDrive und, für die Schritte je Anbieter, in Mount SharePoint on Windows with NetDrive.
Große Bibliotheken und langsame Auflistungen
Finanzbibliotheken sammeln über Jahre Ordner an. Wenn das Öffnen eines großen Ordners zäh wirkt, lesen Sie Fix Slow SharePoint Directory Listing in NetDrive. Wirkt eine Auflistung veraltet, nachdem ein Kollege etwas über den Browser hochgeladen hat, beschreibt Force Folder Refresh in NetDrive die Aktualisierungsoption.
Grenzen, die Sie einplanen sollten
NetDrive hat keinen Offline-Modus; Dateien, die Sie im Zug brauchen, müssen Sie vor der Abfahrt herunterladen. Es gibt außerdem keine clientseitige Verschlüsselung; der Schutz von Finanzunterlagen hängt von der SharePoint- oder OneDrive-Konfiguration und den Zugriffsrichtlinien Ihrer Organisation ab. Klären Sie das mit Ihrer IT, statt anzunehmen, dass NetDrive eine weitere Schutzschicht hinzufügt.
Fazit
Für ein Finanzteam ist der Gewinn bescheiden, aber real: die bereits genutzte Bibliothek als normales Laufwerk, mit Sperren für die Schreibenden und Lesezugriff für die Prüfenden. Wenn Ihre IT NetDrive auf vielen Rechnern ausrollt, ist Deploy NetDrive with MSI on Windows der richtige Einstieg.
— Robin, NetDrive