Gemeinnützige Teams mit NetDrive — gemeinsamer Cloud-Speicher für Mitarbeitende und Ehrenamtliche

Eine regionale Tafel hält ihre Spendertabellen in Google Drive, ihre Förderanträge in einem gespendeten OneDrive-Tenant und die Einsatzpläne der Ehrenamtlichen in einer Dropbox, die vor Jahren jemand eingerichtet hat. Die Entwicklungsleiterin öffnet drei Browser-Tabs, um eine einzige Datei zu finden, und ein Wochenend-Helfer, der nur den Schichtplan braucht, hat Bearbeitungsrechte auf alles. Werden diese Clouds als gewöhnliche Laufwerke eingebunden, jeweils mit den passenden Zugriffsrechten, löst sich ein überraschend großer Teil dieses Durcheinanders.

Eine Laufwerksliste für jede geerbte Cloud

Mit NetDrive erscheinen Google Drive, OneDrive, S3, SFTP, WebDAV und mehr als native Laufwerke unter Windows und macOS — ohne Synchronisation, ohne vollständige Downloads.

• Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box und mehr als Laufwerke einbinden
• Team-Laufwerke mit dem Personal teilen, mit Dateisperre für Dokumente
• Schreibgeschützte Laufwerke für Ehrenamtliche, die nur nachsehen müssen

WindowsmacOS

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Kostenlose Testversion. Lifetime- und Abo-Pläne verfügbar.

Die Realität des Speichers in gemeinnützigen Organisationen

Kleine Organisationen wählen selten bewusst eine einzige Speicherplattform. Ein Vorstandsmitglied spendet einen Dropbox-Tarif, eine Software-Spende bringt einen OneDrive-for-Business-Tenant, und das Google Drive der Gründerin wird zum De-facto-Archiv. Mitarbeitende wechseln, Ehrenamtliche kommen und gehen, und niemand möchte Jahre an Dateien migrieren.

NetDrive migriert nichts. Es bindet jede vorhandene Cloud als natives Laufwerk im Windows Explorer oder im macOS Finder ein, sodass das Personal unabhängig vom Speicherort in denselben Ordnern und mit denselben Programmen arbeitet. Unterstützte Anbieter sind Google Drive, OneDrive, OneDrive for Business, Dropbox, Dropbox Business, Box, SharePoint und Amazon S3 sowie WebDAV, FTP und SFTP.

Ehrenamtlichen Zugriff geben, ohne die Schlüssel auszuhändigen

Der riskanteste Moment im Dateileben einer gemeinnützigen Organisation ist die Übergabe an einen kurzfristigen Helfer. Er braucht die Checkliste für die Veranstaltung, nicht die Spenderdatenbank.

Zwei Funktionen von NetDrive helfen dabei:

• Schreibgeschützte Laufwerke. Stellen Sie den Drive Type einer Verbindung auf Read-only drive, wird jeder Anwendung auf diesem Rechner das Speichern, Umbenennen und Löschen von Dateien darüber verwehrt. Ein Helfer-Laptop kann das Programmhandbuch anzeigen, ohne dass etwas beschädigt werden kann. Siehe den Leitfaden zum schreibgeschützten Laufwerksmodus.
• Team-Laufwerke. Mit einer NetDrive-Teamlizenz veröffentlicht eine Administratorin Laufwerke über die Team-Verwaltungskonsole an Mitglieder und entzieht den Zugriff, wenn jemand geht. Die Einrichtung behandelt der Leitfaden zu Team-Laufwerken.

Eine praktische Aufteilung ist ein Team-Laufwerk pro Programmbereich, etwa Fundraising, Programme und Verwaltung, wobei das sensible Spenderlaufwerk nur an die zwei Personen veröffentlicht wird, die es brauchen.

Verhindern, dass zwei Personen den Förderantrag überschreiben

In der Antragszeit bearbeiten drei Personen in derselben Woche einen Text. Die Dateisperre von NetDrive funktioniert auf Team-Laufwerken für alle Dateitypen, und auch Microsoft-Office-Dateien werden berücksichtigt. Öffnet eine zweite Person eine Datei, die jemand anderes gerade bearbeitet, erhält sie eine schreibgeschützte Kopie statt eines Konflikts. Was jede Person sieht, erklärt der Leitfaden zur Office-Dateisperre.

Schritt für Schritt: Ein gemeinsames Programmlaufwerk einrichten

1. Öffnen Sie NetDrive und klicken Sie im Drive Manager auf Add Drive.
2. Wählen Sie den Anbieter, bei dem die Dateien des Programms liegen, zum Beispiel Google Drive oder OneDrive for Business, und melden Sie sich an.
3. Legen Sie den Drive Type fest. Behalten Sie Network drive für Mitarbeitende, die bearbeiten, und nutzen Sie Read-only drive für Referenzmaterial.
4. Wählen Sie, wann eingebunden wird. Mit den Optionen für das automatische Einbinden erscheint das Laufwerk bei der Anmeldung oder beim Systemstart, sodass der gemeinsame Ordner jeden Morgen einfach da ist. Siehe Automatisches Einbinden beim Start.
5. Für die Teamnutzung veröffentlichen Sie das Laufwerk in der Team-Konsole an Mitglieder und weisen den Mitarbeitenden, die sie brauchen, Lizenzen zu.

Was Sie beachten sollten

NetDrive hat weder einen Offline-Modus noch clientseitige Verschlüsselung. Dateien werden beim Öffnen aus der Cloud gestreamt, und der Schutz kommt von den Kontrollen Ihres Anbieters. Verstehen Sie es als Weg zu dem Speicher, für den Sie ohnehin bezahlen, nicht als Backup oder Verschlüsselungsschicht. Die Tarife enthalten eine 7-tägige kostenlose Testversion, sodass ein kleines Team den Ablauf vor der Entscheidung ausprobieren kann. Aktuelle Optionen finden Sie auf der Store-Seite.

Fazit

Für Organisationen, die mit gespendeten Konten und Teilzeitkräften arbeiten, liegt der Gewinn in der Konsistenz: ein Ort zum Nachsehen und für jede Person die passende Zugriffsstufe. Wenn Ihr Team ganz auf Microsoft setzt, ist SharePoint unter Windows mit NetDrive einbinden die passende nächste Lektüre.

— Jay, NetDrive