Kanzleien mit NetDrive — Mandatsordner in SharePoint, Box und Dropbox
Wie Kanzleien mit NetDrive SharePoint, Box und Dropbox als Laufwerke einbinden – mit Lesezugriff, Team-Laufwerken und Dateisperre für gemeinsame Mandatsakten.
Eine mittelgroße Prozesskanzlei legt ihre internen Mandatsakten in SharePoint ab, während ein wichtiger Mandant Anlagen über sein eigenes Box-Konto teilen will und die Kollegen der Gegenseite Vernehmungsprotokolle in Dropbox schicken. Ein Associate, der sich auf eine Verhandlung vorbereitet, sucht in drei Browsern und zieht die Dateien dann auf den Desktop, um sie an einen Schriftsatz anzuhängen. Mit NetDrive erscheint jede dieser Clouds als gewöhnliches Laufwerk, und der Mandatsordner ist nur noch ein Pfad im Explorer oder Finder.
Jeder Mandatsordner in einer Laufwerksliste
Mit NetDrive erscheinen Google Drive, OneDrive, S3, SFTP, WebDAV und mehr als native Laufwerke unter Windows und macOS — ohne Synchronisation, ohne vollständige Downloads.
- SharePoint, Box, Dropbox und mehr als native Laufwerke einbinden (Mount)
- Team-Laufwerke für ein Mandatsteam veröffentlichen, nach Abschluss entziehen
- Schreibgeschützte Laufwerke und Dateisperre für gemeinsame Dokumente
Kostenlose Testversion. Lifetime- und Abo-Pläne verfügbar.
Warum Rechtsakten in mehreren Clouds landen
Kanzleien bestimmen selten, wo jedes Dokument liegt. Der eigene Dokumentenspeicher der Kanzlei ist ein System, aber Mandanten und Kollegen bringen ihre eigenen mit. Jeder zusätzliche Anbieter bedeutet eine weitere Anmeldung, einen weiteren Sync-Client und einen weiteren Ort, an dem sich eine veraltete Kopie verstecken kann.
NetDrive verschiebt oder verschmilzt nichts davon. Es bindet jede vorhandene Cloud als Laufwerk im Windows-Explorer oder im macOS-Finder ein (Mount), und Textverarbeitung, PDF-Werkzeuge und Prüfsoftware öffnen Dateien wie gewohnt über den Pfad. Unterstützte Anbieter sind unter anderem SharePoint, OneDrive for Business, Box, Dropbox, Dropbox Business, Google Drive und Amazon S3 sowie WebDAV, FTP und SFTP.
Festlegen, was jeder ändern darf
Eine Rechtsfachangestellte, die Anlagen für einen Ordner zusammenstellt, braucht keine Möglichkeit, die Originale zu löschen. Stellen Sie den Laufwerkstyp einer Verbindung auf Read-only drive, dann kann keine Anwendung auf diesem Rechner über sie Dateien speichern, umbenennen oder löschen. Das ist ein sinnvoller Standard für abgeschlossene Mandate und für den Anlagenordner eines Mandanten. Die Einstellung erklärt die Anleitung zum schreibgeschützten Laufwerk.
Für laufende Mandate kann ein Administrator mit einer Team-Lizenz Laufwerke in der Team-Verwaltungskonsole gezielt für Mitglieder veröffentlichen und den Zugriff entziehen, sobald das Mandat abgeschlossen ist. Die Einrichtung finden Sie in der Anleitung zum Team-Laufwerk.
Ein praktikables Muster: ein Team-Laufwerk pro Mandat, nur veröffentlicht für die zugewiesenen Anwälte und Mitarbeiter.
Verhindern, dass zwei am selben Entwurf arbeiten
Zwei Anwälte, die am selben Nachmittag denselben Vertrag überarbeiten – so geht eine Version verloren. Die Dateisperre auf Team-Laufwerken gilt für alle Dateitypen, Microsoft-Office-Dateien eingeschlossen. Hat jemand anderes eine Datei gesperrt, sehen Sie die Markierung, bevor Sie dessen Änderungen überschreiben können. Was jeder sieht, zeigt die Anleitung zur Office-Dateisperre.
Ein Mandatslaufwerk einrichten
- Öffnen Sie NetDrive und klicken Sie im Drive Manager auf Add Drive.
- Wählen Sie den Anbieter, bei dem das Mandat liegt, zum Beispiel SharePoint oder Box, und melden Sie sich an.
- Wählen Sie den Laufwerkstyp. Verwenden Sie Network drive für Personen, die bearbeiten, und Read-only drive für Referenz- oder abgeschlossene Akten.
- Stellen Sie das automatische Einbinden ein, damit das Laufwerk bei der Anmeldung oder beim Start erscheint. Siehe Automatisch einbinden beim Start.
- Für ein Team veröffentlichen Sie das Laufwerk in der Team-Konsole für Mitglieder und weisen Lizenzen zu.
Was NetDrive nicht leistet
Prüfen Sie die Grenzen nüchtern, bevor Sie vertrauliche Unterlagen durch irgendein Werkzeug leiten. NetDrive hat keinen Offline-Modus und keine clientseitige Verschlüsselung: Dateien werden beim Öffnen vom Anbieter gestreamt, und der Schutz kommt aus den Zugriffskontrollen, der Aufbewahrung und den Audit-Funktionen des Anbieters. Es ersetzt weder ein Dokumentenmanagementsystem noch eine Interessenkollisionsprüfung und ist kein Backup. Klären Sie mit der IT und den Compliance-Richtlinien Ihrer Kanzlei, welche Anbieter für Mandantendaten zugelassen sind.
NetDrive gibt es für Windows und macOS (die Linux-Unterstützung ist experimentell), und jeder Tarif beginnt mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase, sodass ein einzelnes Mandatsteam den Ablauf zuerst ausprobieren kann.
Fazit
Für Kanzleien, deren Dateien zwangsläufig in mehreren Clouds liegen, nimmt das Einbinden als Laufwerke viel Reibung heraus, ohne etwas zu migrieren. Als nächsten Schritt empfehlen wir SharePoint unter Windows mit NetDrive einbinden oder Box unter Windows einbinden, wenn Mandantenanlagen auf diesem Weg eintreffen.
— Steve, NetDrive