HR 与招聘团队使用 NetDrive — 一个共享驱动器管理候选人文件

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Casey
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HR 和招聘团队在 Windows 与 macOS 上使用 NetDrive，把云存储挂载为驱动器、发布团队驱动器、锁定文档，并将记录保存在只读归档中。

一个四人招聘团队同时在补九个岗位。简历通过邮件到达，面试记录存放在某人的个人文件夹里，录用通知书模板还有三个略有差别的版本。当用人经理索要“最新的面试小组反馈”时，没人能确定是哪一份。NetDrive 把团队的云存储作为一个普通驱动器放到每台 Windows 或 macOS 电脑上：一棵文件夹树，一个查找的地方。

NetDrive drive manager showing Google Drive, S3 and pCloud mounted as drive lettersMounted clouds appearing as native drives in Windows File Explorer

每个在招岗位共用一棵文件夹树

NetDrive 让 Google Drive、OneDrive、S3、SFTP、WebDAV 等在 Windows 和 macOS 上显示为本地驱动器 — 无需同步，无需完整下载。

  • 在 Windows 和 macOS 上把团队云存储挂载为驱动器
  • 向招聘人员发布团队驱动器，无需共享凭据
  • 锁定文档，避免两个人同时编辑同一份录用通知书
WindowsmacOS
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候选人文件为什么会分散

招聘是一场接力。寻访人员找到简历，招聘专员筛选，面试官补充记录，HR 伙伴准备录用通知。每次交接，文件都可能被下载、重命名，再上传到别处。一个月后，同一位候选人的文件散落在收件箱、下载文件夹和两个云账户里。

NetDrive 会把贵公司已在付费使用的服务商（Google Drive、OneDrive for Business、SharePoint、Dropbox Business、Box 等）挂载为资源管理器或 Finder 中的驱动器。大家在同一批文件夹里工作，而不是各自保留副本。谁能看到什么，仍由服务商自身的访问控制决定，请先配置好。NetDrive 不提供离线模式，因此驱动器需要联网；对于要去参加招聘会的招聘人员，请留意这一点。

NetDrive 驱动器管理器，显示已挂载为本地驱动器的云驱动器

经得起忙碌季度的文件夹结构

结构比工具更重要。下面的布局可以从五个岗位扩展到五十个：

  • Open Roles：每个招聘需求一个文件夹，内含 Job Description、Candidates、Interview Kits 和 Offers。
  • Templates：录用通知书、评分表和拒信邮件模板，仅由一两位负责人编辑。
  • Onboarding：每位新员工一个文件夹，存放已签署的表格和设备申请。
  • Closed Requisitions：已结束招聘的归档。

在每个 Candidates 文件夹内，请使用可预测的文件名，例如 Lastname_Firstname_Resume.pdf 和 Lastname_Firstname_Scorecard-R2.docx。在挂载的驱动器上，Windows 搜索或 Finder 可以像查找本地文件一样找到它们。

用团队驱动器代替共享密码

使用 NetDrive 团队许可证，管理员可以在团队管理控制台向团队成员发布驱动器，并在人员加入或离开时分配或释放成员许可证。三月合同到期的外包招聘人员，在许可证被释放后即失去访问权限，而不是继续持有一个你忘了更换的密码。

用于分配驱动器和成员的 NetDrive 团队管理控制台

完整教程见 NetDrive Team Drive and Shared Drives Guide。

锁定录用通知书，归档其余文件

面试记录是多人写作的文档，录用通知书则相反：只应有一个人执笔。NetDrive 的文件锁定适用于所有文件类型；对于 Microsoft Office 文件，第二个打开已被占用文件的人会得到只读版本。这样可以保护已定稿的版本不被好心的修改破坏。

NetDrive 中的已锁定文件列表，显示各文件由谁持有

对于已结束的招聘，把归档添加为只读驱动器，这样就没人会误改已关闭的招聘需求。设置方法见 Read-Only Drive in NetDrive，Office 行为的详细说明见 Office File Locking in NetDrive。

为团队完成设置

  1. 在每台 Windows 或 macOS 电脑上安装 NetDrive。当前的 macOS 版本需要 macOS 14（Sonoma）或更高版本。
  2. 打开 NetDrive，添加公司使用的云存储账户。
  3. 通过团队管理控制台，向需要的招聘人员和 HR 伙伴将其发布为团队驱动器。
  4. 一次性建好文件夹模板，并为每个新招聘需求复制一份。
  5. 为只需查阅的用人经理把归档添加为只读驱动器。
  6. 开启自动挂载，让驱动器在笔记本电脑启动时就绪；参见 Auto-Mount on Boot in NetDrive。

如果同事上传评分表后文件夹显示的仍是旧内容，请使用 Force Folder Refresh in NetDrive 中的刷新选项。

需要了解的限制

NetDrive 不提供客户端加密，因此敏感的人事记录取决于服务商的安全设置和公司的数据政策。此外，它是挂载工具，而不是同步或云到云传输工具。请不要把它当作合规产品；保留期限和隐私要求请与法务团队确认。

总结

一个挂载的驱动器、一个团队控制台和文件锁定，就能消除招聘流程中大多数“哪个版本是最新的”问题。先从文件夹模板和锁定习惯做起，团队壮大后再到服务商处收紧访问权限。

— Casey, NetDrive

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