HR и рекрутинг с NetDrive — единый общий диск для файлов кандидатов
HR-команды и рекрутеры используют NetDrive в Windows и macOS: монтируют облачное хранилище как диск, публикуют командные диски, блокируют документы и ведут архив только для чтения.
Команда из четырёх рекрутеров закрывает сразу девять вакансий. Резюме приходят по почте, заметки с интервью лежат в чьей-то личной папке, а шаблон оффера существует в трёх слегка отличающихся версиях. Когда нанимающий менеджер просит «последний отзыв по панельному интервью», никто не уверен, какая копия нужна. NetDrive выводит облачное хранилище команды на каждый компьютер с Windows или macOS как обычный диск: одно дерево папок, одно место для поиска.
Одно дерево папок для каждой открытой вакансии
NetDrive показывает Google Drive, OneDrive, S3, SFTP, WebDAV и другие хранилища как обычные диски в Windows и macOS — без синхронизации и полной загрузки файлов.
- Монтируйте облачное хранилище команды как диск в Windows и macOS
- Публикуйте командный диск для рекрутеров без передачи учётных данных
- Блокируйте документы, чтобы двое не правили один оффер одновременно
Бесплатный пробный период. Доступны бессрочная лицензия и подписка.
Почему файлы кандидатов разбросаны
Найм — это эстафета. Сорсер находит резюме, рекрутер его отбирает, интервьюеры добавляют заметки, а HR-партнёр готовит оффер. При каждой передаче файл могут скачать, переименовать и снова загрузить в другое место. Через месяц файлы одного кандидата лежат во входящих, в папке загрузок и в двух облачных аккаунтах.
NetDrive монтирует провайдера, за которого ваша компания уже платит (Google Drive, OneDrive for Business, SharePoint, Dropbox Business, Box и другие), как диск в «Проводнике» или Finder. Все работают в одних и тех же папках, а не хранят личные копии. Кто что видит, по-прежнему определяют собственные настройки доступа провайдера, поэтому сначала настройте их. В NetDrive нет офлайн-режима, поэтому диску нужно подключение; учтите это для рекрутеров, которые ездят на ярмарки вакансий.
Структура папок, которая выдерживает горячие кварталы
Структура важнее инструментов. Схема, которая масштабируется с пяти вакансий до пятидесяти:
- Open Roles — по одной папке на заявку с Job Description, Candidates, Interview Kits и Offers.
- Templates — шаблоны офферов, оценочных листов и писем с отказом; редактируют один-два владельца.
- Onboarding — папка на каждого нового сотрудника для подписанных форм и заявок на оборудование.
- Closed Requisitions — архив завершённых поисков.
Внутри каждой папки Candidates называйте файлы предсказуемо, например Lastname_Firstname_Resume.pdf и Lastname_Firstname_Scorecard-R2.docx. На смонтированном диске поиск Windows или Finder находит их как обычные локальные файлы.
Командные диски вместо общих паролей
С командной лицензией NetDrive администратор может опубликовать диск для участников команды в консоли управления командой и назначать или освобождать лицензии участников, когда люди приходят и уходят. Рекрутер-подрядчик, закончивший работу в марте, теряет доступ, как только лицензия освобождена, а не сохраняет пароль, который вы забыли сменить.
Полное руководство — в NetDrive Team Drive and Shared Drives Guide.
Заблокировать оффер, заархивировать остальное
Заметки с интервью — документы для многих авторов. Офферы — наоборот: ручка должна быть у одного человека. Блокировка файлов в NetDrive работает для любого типа файлов, а для файлов Microsoft Office второй человек, открывший уже занятый файл, получает его только для чтения. Это защищает согласованную версию от правки из лучших побуждений.
Для завершённых поисков добавьте архив как диск только для чтения, чтобы никто случайно не изменил закрытую заявку. Настройка описана в Read-Only Drive in NetDrive, а поведение Office подробно разобрано в Office File Locking in NetDrive.
Настройка для команды
- Установите NetDrive на каждый компьютер с Windows или macOS. Для актуальных версий требуется macOS 14 (Sonoma) или новее.
- Откройте NetDrive и добавьте аккаунт облачного хранилища, которым пользуется компания.
- Опубликуйте его как командный диск в консоли управления командой для рекрутеров и HR-партнёров, которым он нужен.
- Один раз создайте шаблон папок и копируйте его для каждой новой заявки.
- Добавьте архив как диск только для чтения для нанимающих менеджеров, которым нужно лишь смотреть.
- Включите автомонтирование, чтобы диск был готов при запуске ноутбука; см. Auto-Mount on Boot in NetDrive.
Если папка выглядит устаревшей после того, как коллега загрузил оценочный лист, используйте опцию обновления из Force Folder Refresh in NetDrive.
Ограничения, которые нужно знать
В NetDrive нет шифрования на стороне клиента, поэтому защита чувствительных кадровых документов зависит от настроек безопасности провайдера и политик данных вашей компании. Кроме того, NetDrive — инструмент монтирования, а не синхронизации или передачи между облаками. Не считайте его продуктом для соответствия требованиям; сроки хранения и требования к конфиденциальности уточняйте у юристов.
Итоги
Один смонтированный диск, консоль команды и блокировки файлов снимают большинство вопросов «какая версия актуальна» в процессе найма. Начните с шаблона папок и привычки блокировать файлы, а по мере роста команды ужесточайте доступ у провайдера.
— Casey, NetDrive