Некоммерческие команды и NetDrive — общее облачное хранилище для сотрудников и волонтёров
В НКО смешаны сотрудники, волонтёры и подаренные облачные аккаунты. Как NetDrive подключает Google Drive, OneDrive и Dropbox как диски с командными дисками и доступом только для чтения.
Один региональный продовольственный банк хранит таблицы доноров в Google Drive, заявки на гранты — в подаренном тенанте OneDrive, а графики волонтёров — в Dropbox, который кто-то завёл много лет назад. Директор по развитию открывает три вкладки браузера, чтобы найти один файл, а волонтёр выходного дня, которому нужен лишь график смен, получает права на редактирование всего. Если смонтировать эти облака как обычные диски и настроить для каждого подходящий доступ, значительная часть этой путаницы исчезнет.
Один список дисков для каждого унаследованного облака
NetDrive показывает Google Drive, OneDrive, S3, SFTP, WebDAV и другие хранилища как обычные диски в Windows и macOS — без синхронизации и полной загрузки файлов.
- Монтируйте Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box и другие как диски
- Делитесь командными дисками с сотрудниками, с блокировкой файлов для документов
- Диски только для чтения для волонтёров, которым нужно лишь смотреть
Бесплатный пробный период. Доступны бессрочная лицензия и подписка.
Как на самом деле устроено хранение в НКО
Небольшие организации редко выбирают одну платформу хранения намеренно. Член правления дарит тариф Dropbox, по программе поддержки ПО приходит тенант OneDrive for Business, а Google Drive основателя становится де-факто архивом. Сотрудники меняются, волонтёры приходят и уходят, и никто не хочет переносить файлы за годы.
NetDrive ничего не переносит. Он монтирует каждое существующее облако как родной диск в Проводнике Windows или Finder macOS, поэтому сотрудники работают в тех же папках и в тех же программах, где бы ни лежали файлы. Поддерживаются Google Drive, OneDrive, OneDrive for Business, Dropbox, Dropbox Business, Box, SharePoint и Amazon S3, а также WebDAV, FTP и SFTP.
Доступ для волонтёров без передачи ключей
Самый рискованный момент в жизни файлов НКО — передача дел волонтёру на короткий срок. Ему нужен чек-лист мероприятия, а не база доноров.
Здесь помогают две функции NetDrive:
- Диски только для чтения. Если задать для подключения Drive Type Read-only drive, ни одно приложение на этом компьютере не сможет сохранять, переименовывать или удалять файлы через него. Ноутбук волонтёра может показывать справочник программы без риска что-либо повредить. См. руководство по режиму диска только для чтения.
- Командные диски. С командной лицензией NetDrive администратор публикует диски для участников из консоли управления командой и отзывает доступ, когда человек уходит. Настройку разбирает руководство по командным дискам.
Практичное разделение — один командный диск на каждое направление работы, например фандрайзинг, программы и операционную деятельность, а чувствительный диск доноров публикуется только для двух человек, которым он нужен.
Как не дать двоим перезаписать черновик заявки на грант
В сезон грантов над одним текстом за неделю работают три человека. Блокировка файлов в NetDrive работает для всех типов файлов на командных дисках, а файлы Microsoft Office обрабатываются тоже, поэтому второй человек, открывший файл, который редактирует другой, получает копию только для чтения вместо конфликта. Что видит каждый пользователь, объясняет руководство по блокировке файлов Office.
Пошагово: настраиваем общий диск программы
- Откройте NetDrive и нажмите Add Drive в Drive Manager.
- Выберите провайдера, где хранятся файлы программы, например Google Drive или OneDrive for Business, и войдите в аккаунт.
- Задайте Drive Type. Оставьте Network drive для сотрудников, которые редактируют, и используйте Read-only drive для справочных материалов.
- Выберите, когда монтировать. Параметры автомонтирования позволяют диску появляться при входе или при загрузке, так что общая папка каждое утро уже на месте. См. Автомонтирование при загрузке.
- Для командной работы опубликуйте диск для участников в консоли команды и назначьте лицензии тем сотрудникам, которым они нужны.
Что нужно учитывать
В NetDrive нет автономного режима и шифрования на стороне клиента. Файлы передаются из облака при открытии, а защиту обеспечивают средства контроля вашего провайдера. Воспринимайте его как способ добраться до хранилища, за которое вы уже платите, а не как резервную копию или слой шифрования. Тарифы включают 7-дневную бесплатную пробную версию, так что небольшая команда может проверить процесс до принятия решения. Актуальные варианты смотрите на странице магазина.
Итоги
Для организаций, живущих на подаренных аккаунтах и труде совместителей, выигрыш — в единообразии: одно место, где смотреть, и подходящий уровень доступа для каждого. Если ваша команда целиком работает на Microsoft, хорошим следующим чтением будет Подключение SharePoint в Windows с NetDrive.
— Jay, NetDrive