NetDrive для финансов и бухгалтерии — общие книги Excel в SharePoint
Как финансовые команды монтируют SharePoint и OneDrive for Business в NetDrive, блокируют книги Excel и дают проверяющим доступ только для чтения.
Четвёртый рабочий день закрытия месяца. Трём бухгалтерам нужна одна и та же книга сверки, контролёр хочет прочитать итоговую версию, не трогая её, а исходные файлы лежат в библиотеке документов SharePoint, по которой никто не любит ходить в браузере. Если смонтировать эту библиотеку как диск через NetDrive, команда откроет и сохранит файлы Excel через обычный диалог, а блокировка файлов Office не даст двум людям перезаписать работу друг друга.
Закрывайте отчётность без путаницы версий
NetDrive показывает Google Drive, OneDrive, S3, SFTP, WebDAV и другие хранилища как обычные диски в Windows и macOS — без синхронизации и полной загрузки файлов.
- Монтируйте SharePoint и OneDrive for Business как диски
- Блокировка файлов Office для общих книг
- Диски только для чтения для контролёров и проверяющих
Бесплатный пробный период. Доступны бессрочная лицензия и подписка.
Почему таблицы ломаются в общих папках
Финансовые файлы редко бывают большими, но чувствительны к порядку. Книга, ссылающаяся на другие книги, или шаблон сверки, который заполняют несколько человек, перестаёт быть надёжной, как только появляются две копии. Рассылка версий по почте — обычная причина; общие папки без блокировки — вторая по частоте.
NetDrive поддерживает SharePoint и OneDrive for Business как типы дисков, поэтому библиотека, которой ваша организация уже пользуется, отображается буквой диска в проводнике Windows или томом в Finder. Excel, просмотрщики PDF и диалог импорта бухгалтерской программы видят обычный путь.
Блокировка файлов Office для общих книг
Если коллега уже открыл книгу на командном диске, NetDrive открывает вашу копию только для чтения и предупреждает вас, вместо того чтобы позволить обоим сохранить изменения и потом обнаружить конфликт. Блокировка файлов Office есть в NetDrive с версии 3.8.921.
Практическое правило для чек-листа закрытия: если вы видите предупреждение о режиме только для чтения, книга занята. Спросите того, кто её открыл, или работайте на отдельном листе и объедините позже. В Fix Office Files Opening Read-Only in NetDrive объясняется, почему появляется предупреждение и что проверить.
Диск только для чтения для контролёров и проверяющих
Проверяющие должны читать итоговые цифры, не имея возможности их изменить. NetDrive может смонтировать ту же библиотеку как диск только для чтения, и сама файловая система откажет в записи с этого компьютера.
- Откройте NetDrive и нажмите + Add Drive в менеджере дисков.
- Выберите SharePoint (или OneDrive for Business) и войдите с рабочей учётной записью.
- Выберите библиотеку документов, которую нужно открыть.
- Установите Drive Type в Read-only drive.
- Установите Mount on в Login, чтобы диск был доступен каждое утро.
- Нажмите Mount.
Подробнее — в Read-Only Drives with NetDrive, а шаги для конкретного провайдера — в Mount SharePoint on Windows with NetDrive.
Большие библиотеки и медленное построение списков
В финансовых библиотеках за годы накапливаются папки. Если открытие большой папки кажется медленным, см. Fix Slow SharePoint Directory Listing in NetDrive. Если список выглядит устаревшим после того, как коллега загрузил файл через браузер, параметр обновления описан в Force Folder Refresh in NetDrive.
Ограничения, которые нужно учесть
В NetDrive нет офлайн-режима, поэтому файлы, нужные в дороге, надо скачать заранее. Нет и шифрования на стороне клиента: защита финансовых записей опирается на настройки SharePoint или OneDrive и политики доступа вашей организации. Уточните их у ИТ-отдела, а не полагайтесь на то, что NetDrive добавляет ещё один уровень защиты.
Итоги
Для финансовой команды выигрыш скромный, но реальный: привычная библиотека в виде обычного диска, блокировка для тех, кто пишет, и доступ только для чтения для тех, кто проверяет. Если ИТ-отдел разворачивает NetDrive на многих компьютерах, начните с Deploy NetDrive with MSI on Windows.
— Robin, NetDrive