Équipes associatives et NetDrive — un stockage cloud partagé pour salariés et bénévoles

Une banque alimentaire régionale garde ses tableurs de donateurs sur Google Drive, ses dossiers de demande de subvention sur un tenant OneDrive offert, et ses plannings de bénévoles sur un Dropbox créé il y a des années par quelqu’un. La directrice du développement ouvre trois onglets de navigateur pour retrouver un seul fichier, et un bénévole du week-end qui n’a besoin que du planning des équipes se retrouve avec un accès en modification à tout. Monter ces clouds comme des lecteurs ordinaires, avec le bon niveau d’accès sur chacun, règle une part étonnante de ce désordre.

Une seule liste de lecteurs pour chaque cloud hérité

Avec NetDrive, Google Drive, OneDrive, S3, SFTP, WebDAV et plus apparaissent comme des lecteurs natifs sur Windows et macOS — sans synchronisation ni téléchargement complet.

• Montez Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box et d'autres comme lecteurs
• Partagez des lecteurs d'équipe avec le personnel, avec verrouillage de fichier pour les documents
• Lecteurs en lecture seule pour les bénévoles qui n'ont qu'à consulter

WindowsmacOS

Télécharger NetDrive →

Essai gratuit. Licences à vie et abonnements disponibles.

La réalité du stockage dans les associations

Les petites organisations choisissent rarement une plateforme de stockage unique de façon délibérée. Un membre du conseil offre un abonnement Dropbox, un don de logiciels apporte un tenant OneDrive for Business, et le Google Drive du fondateur devient l’archive de fait. Les salariés changent, les bénévoles vont et viennent, et personne ne veut migrer des années de fichiers.

NetDrive ne migre rien. Il monte chaque cloud existant comme un lecteur natif dans l’Explorateur Windows ou le Finder macOS, de sorte que le personnel travaille dans les mêmes dossiers, avec les mêmes programmes, où que se trouvent les fichiers. Les fournisseurs pris en charge comprennent Google Drive, OneDrive, OneDrive for Business, Dropbox, Dropbox Business, Box, SharePoint et Amazon S3, ainsi que WebDAV, FTP et SFTP.

Donner accès aux bénévoles sans leur confier les clés

Le moment le plus risqué dans la vie des fichiers d’une association, c’est la passation à un bénévole de courte durée. Il lui faut la liste de contrôle de l’événement, pas la base de données des donateurs.

Deux fonctions de NetDrive aident ici :

• Lecteurs en lecture seule. Définissez le Drive Type d’une connexion sur Read-only drive et aucune application de cette machine ne peut enregistrer, renommer ou supprimer de fichiers via ce lecteur. Un portable de bénévole peut afficher le guide du programme sans aucun risque de dégât. Voir le guide du mode lecteur en lecture seule.
• Lecteurs d’équipe. Avec une licence d’équipe NetDrive, un administrateur publie des lecteurs auprès des membres depuis la console de gestion d’équipe et retire l’accès quand quelqu’un part. Le guide des lecteurs d’équipe détaille la configuration.

Un découpage pratique consiste à créer un lecteur d’équipe par domaine d’activité, comme la collecte de fonds, les programmes et les opérations, le lecteur sensible des donateurs n’étant publié qu’auprès des deux personnes qui en ont besoin.

Empêcher deux personnes d’écraser le brouillon de la demande de subvention

En période de subventions, trois personnes modifient le même texte dans la même semaine. Le verrouillage de fichier de NetDrive fonctionne pour tous les types de fichiers sur les lecteurs d’équipe, et les fichiers Microsoft Office sont gérés aussi : une deuxième personne qui ouvre un fichier en cours de modification par quelqu’un d’autre obtient une copie en lecture seule plutôt qu’un conflit. Le guide du verrouillage de fichiers Office explique ce que voit chacun.

Pas à pas : configurer un lecteur de programme partagé

1. Ouvrez NetDrive et cliquez sur Add Drive dans le Drive Manager.
2. Choisissez le fournisseur qui héberge les fichiers du programme, par exemple Google Drive ou OneDrive for Business, et connectez-vous.
3. Définissez le Drive Type. Gardez Network drive pour le personnel qui modifie ; utilisez Read-only drive pour les documents de référence.
4. Choisissez le moment du montage. Les options de montage automatique font apparaître le lecteur à l’ouverture de session ou au démarrage, si bien que le dossier partagé est simplement là chaque matin. Voir Montage automatique au démarrage.
5. Pour un usage en équipe, publiez le lecteur auprès des membres depuis la console d’équipe et attribuez des licences au personnel qui en a besoin.

À garder en tête

NetDrive n’a ni mode hors connexion ni chiffrement côté client. Les fichiers sont diffusés depuis le cloud à l’ouverture et la protection repose sur les contrôles de votre fournisseur. Considérez-le comme un moyen d’accéder au stockage que vous payez déjà, pas comme une sauvegarde ni une couche de chiffrement. Les formules incluent un essai gratuit de 7 jours, ce qui permet à une petite équipe de tester le fonctionnement avant de décider. Consultez la page de la boutique pour les options actuelles.

Conclusion

Pour les organisations qui fonctionnent avec des comptes offerts et des bras à temps partiel, le gain est la cohérence : un seul endroit où regarder, et le bon niveau d’accès pour chacun. Si votre équipe est entièrement sous Microsoft, Monter SharePoint sous Windows avec NetDrive est une bonne lecture suivante.

— Jay, NetDrive