Equipos sin ánimo de lucro con NetDrive — almacenamiento compartido para personal y voluntarios
Las ONG mezclan personal, voluntarios y cuentas en la nube donadas. Mira cómo NetDrive monta Google Drive, OneDrive y Dropbox como unidades, con unidades de equipo y acceso de solo lectura.
Un banco de alimentos regional guarda las hojas de cálculo de donantes en Google Drive, las solicitudes de subvención en un tenant de OneDrive donado y los horarios de voluntarios en un Dropbox que alguien creó hace años. La directora de desarrollo abre tres pestañas del navegador para encontrar un solo archivo, y un voluntario de fin de semana que solo necesita el cuadrante de turnos acaba con acceso de edición a todo. Montar esas nubes como unidades normales, con el acceso adecuado en cada una, resuelve una parte sorprendente de ese desorden.
Una sola lista de unidades para cada nube heredada
NetDrive hace que Google Drive, OneDrive, S3, SFTP, WebDAV y más aparezcan como unidades nativas en Windows y macOS — sin sincronizar, sin descargas completas.
- Monta Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box y más como unidades
- Comparte unidades de equipo con el personal, con bloqueo de archivos para documentos
- Unidades de solo lectura para voluntarios que solo necesitan consultar
Prueba gratuita. Planes de por vida y de suscripción disponibles.
La realidad del almacenamiento en las ONG
Las organizaciones pequeñas rara vez eligen a propósito una única plataforma de almacenamiento. Un miembro de la junta dona un plan de Dropbox, una donación de software llega como un tenant de OneDrive for Business y el Google Drive del fundador se convierte en el archivo de facto. El personal rota, los voluntarios van y vienen, y nadie quiere migrar años de archivos.
NetDrive no migra nada. Monta cada nube existente como una unidad nativa en el Explorador de Windows o en el Finder de macOS, de modo que el personal trabaja en las mismas carpetas y con los mismos programas, estén donde estén los archivos. Los proveedores compatibles incluyen Google Drive, OneDrive, OneDrive for Business, Dropbox, Dropbox Business, Box, SharePoint y Amazon S3, junto con WebDAV, FTP y SFTP.
Dar acceso a voluntarios sin entregarles las llaves
El momento más arriesgado en la vida de los archivos de una ONG es el traspaso a un voluntario de corta duración. Necesita la lista de tareas del evento, no la base de datos de donantes.
Dos funciones de NetDrive ayudan aquí:
- Unidades de solo lectura. Si pones el Drive Type de una conexión en Read-only drive, ninguna aplicación de ese equipo puede guardar, renombrar ni eliminar archivos a través de ella. Un portátil de voluntario puede mostrar el manual del programa sin riesgo de daños. Consulta la guía del modo de unidad de solo lectura.
- Unidades de equipo. Con una licencia de equipo de NetDrive, un administrador publica unidades a los miembros desde la consola de gestión de equipo y retira el acceso cuando alguien se va. La guía de unidades de equipo cubre la configuración.
Una división práctica es una unidad de equipo por área de programa, como recaudación de fondos, programas y operaciones, y publicar la unidad sensible de donantes solo a las dos personas que la necesitan.
Evitar que dos personas sobrescriban el borrador de la subvención
En temporada de subvenciones, tres personas editan el mismo texto en la misma semana. El bloqueo de archivos de NetDrive funciona con todos los tipos de archivo en las unidades de equipo, y también gestiona los archivos de Microsoft Office, de modo que una segunda persona que abre un archivo que otra está editando recibe una copia de solo lectura en lugar de un conflicto. La guía de bloqueo de archivos de Office explica lo que ve cada persona.
Paso a paso: configura una unidad de programa compartida
- Abre NetDrive y haz clic en Add Drive en el Drive Manager.
- Elige el proveedor que aloja los archivos del programa, por ejemplo Google Drive u OneDrive for Business, e inicia sesión.
- Define el Drive Type. Mantén Network drive para el personal que edita; usa Read-only drive para el material de referencia.
- Elige cuándo se monta. Las opciones de montaje automático hacen que la unidad aparezca al iniciar sesión o al arrancar, de modo que la carpeta compartida esté ahí cada mañana. Consulta Montaje automático al arrancar.
- Para uso en equipo, publica la unidad a los miembros desde la consola de equipo y asigna licencias al personal que las necesite.
Qué tener en cuenta
NetDrive no tiene modo sin conexión ni cifrado del lado del cliente. Los archivos se transmiten desde la nube al abrirlos y la protección depende de los controles de tu proveedor. Considéralo una forma de acceder al almacenamiento por el que ya pagas, no una copia de seguridad ni una capa de cifrado. Los planes incluyen una prueba gratuita de 7 días, así que un equipo pequeño puede probar el flujo de trabajo antes de decidir. Consulta la página de la tienda para ver las opciones actuales.
Conclusión
Para las organizaciones que funcionan con cuentas donadas y manos a tiempo parcial, la ventaja es la coherencia: un solo lugar donde mirar y el nivel de acceso adecuado para cada persona. Si tu equipo trabaja íntegramente con Microsoft, Montar SharePoint en Windows con NetDrive es una buena siguiente lectura.
— Jay, NetDrive