NetDrive로 비영리 단체 팀 운영하기 — 직원과 자원봉사자를 위한 공유 클라우드 스토리지

한 지역 푸드뱅크는 후원자 스프레드시트를 Google Drive에, 보조금 신청서를 기부받은 OneDrive 테넌트에, 자원봉사자 일정표를 몇 년 전 누군가 만들어 둔 Dropbox에 보관하고 있다. 개발 책임자는 파일 하나를 찾으려고 브라우저 탭 세 개를 열고, 근무표만 필요한 주말 자원봉사자는 모든 것에 대한 편집 권한을 갖게 된다. 이 클라우드들을 일반 드라이브로 마운트하고 각각에 알맞은 접근 권한을 두면 이 혼란의 상당 부분이 해결된다.

물려받은 모든 클라우드를 하나의 드라이브 목록으로

NetDrive 는 Google Drive, OneDrive, S3, SFTP, WebDAV 등을 Windows 와 macOS 에서 일반 드라이브처럼 보이게 합니다 — 동기화도, 전체 다운로드도 없이.

• Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box 등을 드라이브로 마운트
• 직원과 팀 드라이브를 공유하고 문서에는 파일 잠금 적용
• 보기만 하면 되는 자원봉사자를 위한 읽기 전용 드라이브

WindowsmacOS

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비영리 단체 스토리지의 현실

작은 조직이 하나의 스토리지 플랫폼을 의도적으로 고르는 경우는 드물다. 이사 한 분이 Dropbox 요금제를 기부하고, 소프트웨어 지원 프로그램으로 OneDrive for Business 테넌트가 생기고, 창립자의 Google Drive가 사실상의 아카이브가 된다. 직원은 바뀌고, 자원봉사자는 오고 가며, 수년 치 파일을 옮기고 싶어 하는 사람은 없다.

NetDrive는 아무것도 이전하지 않는다. 기존 클라우드를 Windows 탐색기나 macOS Finder의 기본 드라이브로 마운트하므로, 파일이 어디에 있든 직원들은 같은 폴더에서 같은 프로그램으로 일한다. 지원 프로바이더에는 Google Drive, OneDrive, OneDrive for Business, Dropbox, Dropbox Business, Box, SharePoint, Amazon S3와 WebDAV, FTP, SFTP가 있다.

열쇠를 넘기지 않고 자원봉사자에게 접근 허용하기

비영리 단체의 파일 관리에서 가장 위험한 순간은 단기 자원봉사자에게 업무를 넘기는 때다. 그들에게 필요한 것은 행사 체크리스트이지 후원자 데이터베이스가 아니다.

NetDrive의 두 가지 기능이 도움이 된다.

• 읽기 전용 드라이브. 연결의 Drive Type을 Read-only drive로 설정하면, 그 컴퓨터의 모든 애플리케이션이 이 드라이브를 통해 파일을 저장, 이름 변경, 삭제할 수 없다. 자원봉사자 노트북에서 프로그램 안내서를 안전하게 보여 줄 수 있다. 읽기 전용 드라이브 모드 가이드를 참고하자.
• 팀 드라이브. NetDrive 팀 라이선스가 있으면 관리자가 팀 관리 콘솔에서 멤버에게 드라이브를 게시하고, 누군가 떠나면 접근 권한을 회수할 수 있다. 설정 방법은 팀 드라이브 가이드에서 다룬다.

현실적인 구분은 모금, 사업, 운영처럼 프로그램 영역마다 팀 드라이브를 하나씩 두고, 민감한 후원자 드라이브는 꼭 필요한 두 사람에게만 게시하는 것이다.

보조금 초안을 두 사람이 덮어쓰지 않게 하기

보조금 신청 시즌에는 한 주에 세 사람이 하나의 서술문을 편집한다. NetDrive의 파일 잠금은 팀 드라이브의 모든 파일 형식에서 작동하며 Microsoft Office 파일도 처리하므로, 다른 사람이 편집 중인 파일을 두 번째 사람이 열면 충돌 대신 읽기 전용 사본을 받는다. 각 사용자에게 어떻게 보이는지는 Office 파일 잠금 가이드에서 설명한다.

단계별 안내: 공유 프로그램 드라이브 설정하기

1. Drive Manager에서 NetDrive를 열고 Add Drive를 클릭한다.
2. 프로그램 파일이 있는 프로바이더를 선택하고(예: Google Drive 또는 OneDrive for Business) 로그인한다.
3. Drive Type을 설정한다. 편집하는 직원에게는 Network drive를 유지하고, 참고 자료에는 Read-only drive를 사용한다.
4. 마운트 시점을 고른다. 자동 마운트 옵션을 쓰면 로그인 시 또는 부팅 시 드라이브가 나타나 매일 아침 공유 폴더가 바로 보인다. 부팅 시 자동 마운트를 참고하자.
5. 팀으로 사용할 때는 팀 콘솔에서 드라이브를 멤버에게 게시하고 필요한 직원에게 라이선스를 할당한다.

알아 둘 점

NetDrive에는 오프라인 모드와 클라이언트 측 암호화가 없다. 파일은 열 때 클라우드에서 스트리밍되며, 보호는 클라우드 제공업체의 자체 제어에 의존한다. 백업이나 암호화 계층이 아니라, 이미 비용을 내고 있는 스토리지에 접근하는 수단으로 생각하자. 요금제에는 7일 무료 체험이 포함되어 있어 소규모 팀도 결정 전에 워크플로를 시험해 볼 수 있다. 현재 옵션은 스토어 페이지에서 확인하자.

마무리

기부받은 계정과 시간제 인력으로 굴러가는 조직에서 얻는 이득은 일관성이다. 볼 곳은 한 군데이고, 사람마다 알맞은 수준의 접근 권한이 있다. 팀이 완전히 Microsoft 기반이라면 NetDrive로 Windows에서 SharePoint 마운트하기를 이어서 읽어 보자.

— Jay, NetDrive